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Le guide complet des frais de débours auto-entrepreneur

Frais de débours auto-entrepreneur

En tant qu’auto-entrepreneur, vous facturez généralement vos services aux clients qui les sollicitent. Dans la réalisation des prestations par l’auto-entrepreneur, il peut arriver que ce dernier engage un certain nombre de dépenses pour le compte du client, qu’il va plus tard facturer à ce dernier : ce sont des frais de débours.

Le but de ceux-ci, pour l’auto-entrepreneur, est de se faire rembourser tous ses frais, toutes dépenses engagées dans la réalisation du service sollicité par le client. Mais contrairement aux autres frais, les débours ne sont pas les charges « normales », le but est juste de récupérer les frais avancés. Apprenez-en plus sur ce moyen légal et efficace pour déduire ses achats professionnels ! 💰

Frais de débours auto-entrepreneur : Qu’est-ce que c’est ?

Les frais de débours sont l’ensemble des sommes engagées par l’auto-entrepreneur pour le compte du client. Ils sont généralement considérés comme une avance faite par l’auto-entrepreneur pour le compte du client qui devra à terme s’en acquitter. Ils servent souvent à financer des dépenses qui ne doivent pas être confondues aux honoraires de départ.

En clair, le client sollicite un service de la part d’un auto-entrepreneur, ce dernier lui fait part au départ de ses honoraires (la « main d’œuvre » en quelque sorte), qui ne couvrent que les charges du service en lui-même. Sauf que dans la réalisation de ce service, l’auto-entrepreneur va dès lors engager certains achats qu’il va facturer au client plus tard, au titre de remboursement.

🚨 A noter
Ces frais ne sont pas enregistrés dans les recettes et ne sont pas déclarés dans le chiffre d’affaires réalisé. Pour cela, il faudrait que la dépense faite au nom du client soit réellement facturée à son nom. Ainsi le remboursement se fera au montant exact, sur présentation des factures.

Pour mieux se faire comprendre, prenons un exemple concret. Un auto-entrepreneur électricien doit réaliser des travaux de montage et d’installation électrique pour un client. Pour acheter les fournitures dont il a besoin, il va avancer une somme pour réaliser ces achats, et demander que la facture soit bien détaillée et établie au nom du client. Une fois le travail effectué, sur présentation de la facture, il va réclamer remboursement au client qui se verra obligé de le faire.

Remboursement des frais et frais de débours : la différence essentielle

Le remboursement des frais

Par « remboursement des frais », on entend les frais engagés par l’auto-entrepreneur dans le cadre d’un service pour le compte du client. Dans ce cas, la facture sera au nom de l’auto-entrepreneur. Ce sont généralement des dépenses subsidiaires qui concernent les frais de transport, d’hébergement, de restaurant ou autres.
Ces dépenses sont considérées comme personnelles. Elles ne peuvent donc pas être facturées au nom du client, et donc ne peuvent en aucun cas être des frais de débours.

👍 Bon à savoir
Dans ce cas, si vous souhaitez être remboursé, vous devrez mentionner ces frais dans la facture au client, en y joignant des copies des factures.

Les frais de débours auto-entrepreneur

Les frais de débours sont engagés par un entrepreneur pour le compte d’un client et dont la facture est établie au nom du client. Concrètement, pour un électricien, c’est le fait de faire l’achat des câbles, interrupteurs, fiches, disjoncteurs… nécessaires à l’installation du client.

📝 A noter
Dans ce cas, le remboursement doit être intégral, car ces frais concernent le client. Ils ne rentrent en aucun cas dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur, mais peuvent constituer une rubrique dans la facture finale, sans être pris en compte dans le chiffre total.

Vous l’aurez compris, établir la différence entre le débours et le remboursement est fondamental. Cette distinction est d’autant plus importante qu’elle permet de clarifier certains détails. En matière fiscale, les prélèvements et cotisations des auto-entrepreneurs sont adossés sur le chiffre d’affaires, sans prendre en compte les frais engagés pour l’activité. Les débours ne sont donc pas soumis aux cotisations.

Quelques charges pouvant constituer des frais de débours auto-entrepreneur

Les débours ne concernent pas toutes les dépenses faites par l’auto-entreprise ! Faire le distinguo s’avère très important. Il convient d’abord de relever que les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise ne peuvent être considérés comme des débours. Cela concerne notamment le matériel nécessaire pour l’activité, les frais de déplacement de l’auto-entrepreneur, etc.

Les frais de débours concernent uniquement des frais engagés au nom du client, au titre de la réalisation d’une prestation. Il s’agit donc souvent de l’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service (équipements, produits d’entretien, fournitures diverses, matériels…), l’achat de matière première nécessaire à la réalisation d’un service, les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour le client…

Les avantages des frais de débours : les auto-entrepreneurs en tirent grandement avantage

L’avantage pour les auto-entrepreneurs

L’article 267 du code général des impôts prévoit que les frais de débours auto-entrepreneur ne sont pas compris dans la base d’imposition. C’est donc une véritable aubaine pour les auto-entrepreneurs ! Les frais de débours sont ainsi une solution légale pour pouvoir déduire des frais dans leur chiffre d’affaires, ce qui est normalement impossible autrement. Les frais de débours sont également exonérés de TVA.

Le débours autorise en effet une forme d’exonération fiscale. En tant qu’auto-entrepreneur, vous pourrez vous en servir pour faire passer certains frais. Cela vous permettra par la même occasion de contourner le système d’imposition. En effet, ces frais n’entrant pas dans le chiffre d’affaires, vos cotisations seront nettement revues à la baisse.

De plus, en effectuant certains achats au nom du client, l’auto-entrepreneur devient un simple intermédiaire entre le client et le fournisseur. Cela vous permet donc de décliner ainsi toute responsabilité sur ce matériel.

Les avantages pour les clients

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les débours présentent aussi des avantages pour les clients. En effet, puisque la facture est établie en son nom, le client profite des services après-vente du magasin et des garanties. Grâce aux factures, les frais de débours garantissent aussi au client qu’il n’a pas payé le matériel au-delà de son prix en magasin. Enfin, cela lui permet de pouvoir récupérer la TVA.

Comment engager les frais de débours de la bonne façon ? Les 4 règles d’or

Règle n°1. Obtenir l’accord écrit du client

La principale règle pour facturer des frais de débours est d’avoir l’accord écrit du client. Cela prend la forme d’un document formalisant la demande de réaliser un achat et informe sur le budget alloué. Celui-ci doit obligatoirement être annexé au contrat de prestation.

Plus important encore, les deux documents doivent être signés par l’auto-entrepreneur et le client. Le bon sens impose en effet que l’autre partie soit toujours mise au courant d’une dépense la concernant. Il s’agit aussi d’une mesure de précaution, en cas d’une contestation du client. Ce contrat a pour effet d’obliger le client à rembourser lesdits frais.

Règle n°2. Effectuer l’achat au nom du client

Il faut toujours, pour l’auto-entrepreneur, effectuer les achats au nom du client. Ainsi, chaque facture concernant l’achat d’un équipement destiné à la prestation du client ne doit mentionner que les données personnelles et coordonnées du client. Ce n’est que dans ces conditions que les factures seront vraiment à son nom. Cette règle est donc indispensable pour qu’il soit sommé de rembourser tous les frais de débours y afférant.

⚠️ Attention
Si vous ne respectez pas cette règle, le client peut décliner toute responsabilité ! Il pourra refuser de rembourser les frais avancés par l’auto-entrepreneur, et il sera difficile de l’y contraindre.

Règle n°3. Conserver tous les justificatifs

Pour justifier de ce que votre client doit au titre des débours, vous devrez conserver tous les justificatifs si vous souhaitez vous faire rembourser. Cela concerne notamment les tickets de caisse, factures, récépissé de paiement…

Vous devrez joindre ces justificatifs à la facture finale, en vue du remboursement de ces frais avancés et du paiement des coûts de prestation. Ces pièces doivent également être conservées pour servir de justificatifs en cas de passage du fisc. Si vous ne pouvez pas produire ces justificatifs, vous risquez de vous voir imposer sur lesdits frais, qui en sont normalement exemptés.

Règle n°4. Bien établir la facture du débours

Enfin, sur chaque facture d’une prestation, l’auto-entrepreneur doit s’assurer d’avoir clairement indiqué ses frais de débours. Chaque frais doit apparaitre de façon bien détaillée, avec une description précise et un montant. Il faudra que cela corresponde exactement (au centime près) à la somme réellement dépensée. Aucune marge n’est tolérée.

👍 Bon plan
Pour faire simplement et rapidement une facture, vous pouvez utiliser notre générateur de facture.
Si vous voulez ajouter vos frais de débours, ajoutez une ligne et
préciser « frais de débours » dans « Prestation » et décrivez les dans
« description ».

Surtout, vous devrez penser à annexer chaque justificatif à la facture finale et à donner l’original au client. Gardez toutefois des copies pour toute contestation ultérieure ! Chaque facture de débours bien établie est une garantie de remboursement, mais aussi  un gage de transparence et de fidélisation de la clientèle.

Conclusion

Les frais de débours constituent un avantage significatif pour les auto-entrepreneurs. Ils permettent d’abord une exonération fiscale, et ensuite une responsabilité limitée face au matériel concerné. Les activités qui utilisent le plus souvent les débours sont entre autres les électriciens et professionnels du BTP en freelance, les prestataires de services…

Néanmoins, les débours ne garantissent pas toujours le remboursement par le client. Pour se faire, il y a des règles strictes à respecter, qui permettent aussi de se prémunir d’une éventuelle protestation.

Vous avez une question sur les frais de débours ? N’hésitez pas à la posez sur notre groupe Facebook !

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