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Le guide des frais de débours auto-entrepreneur

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Les services rendus par les auto-entrepreneurs sont généralement facturés aux clients qui les sollicitent. Dans la réalisation des prestations par l’auto-entrepreneur, il peut arriver que ce dernier engage un certain nombre de dépenses pour le compte du client, qu’il va plus tard facturer à ce dernier : ce sont des Frais de débours.

Le but de ceux-ci, pour l’auto-entrepreneur, est de se faire rembourser tous ses frais, toutes dépenses engagées dans la réalisation du service sollicité par le client. Mais contrairement aux autres frais, les débours ne sont pas les charges « normales », le but est juste de récupérer les frais avancés.

Frais de débours auto-entrepreneur : Qu’est-ce que c’est ?

Les frais de débours sont l’ensemble des sommes engagées par l’auto-entrepreneur pour le compte du client. Ils sont généralement considérés comme une avance faite par l’auto-entrepreneur pour le compte du client qui devra à terme s’en acquitter. Ils servent souvent à financer des dépenses qui ne doivent pas être confondues aux honoraires de départ.

En clair, le client sollicite un service de la part d’un auto-entrepreneur, ce dernier lui fait part au départ de ses honoraires (la « main d’œuvre » en quelque sorte), qui ne couvrent que les charges du service en lui-même. Sauf que dans la réalisation de ce service, l’auto-entrepreneur va dès lors engager certains achats qu’il va facturer au client plus tard, au titre de remboursement.

Il est à noter que ces frais ne sont pas enregistrés dans les recettes et ne sont pas déclarés dans le chiffre d’affaires réalisé.  Pour cela, il faudrait que la dépense faite au nom du client soit réellement facturée à son nom. Ainsi le remboursement se fera au montant exact, sur présentation des factures. Pour mieux se faire comprendre, prenons un exemple concret.

Un auto-entrepreneur électricien, doit réaliser des travaux de montage et d’installation électrique pour un client, pour acheter les fournitures dont il a besoin, il va avancer une somme pour réaliser ces achats et demander que la facture soit bien détaillée et établie au nom du client. Une fois le travail effectué, sur présentation de la facture, il va réclamer remboursement au client qui se verra obligé de le faire.

Remboursement des frais et frais de débours : la différence essentielle

Remboursement des frais

Ce sont des frais engagés par l’auto-entrepreneur dans le cadre d’un service pour le compte du client, pour laquelle la facture sera au nom de l’auto-entrepreneur. Ce sont généralement des dépenses subsidiaires qui concernent les frais de transport, d’hébergement, de restaurant ou autres.
En réalité, ces dépenses sont considérées comme personnelles et ne peuvent être facturées au nom du client, dès lors ne peuvent en aucun cas être des frais de débours. Maintenant, si l’entrepreneur souhaite être remboursé, il se doit de mentionner ces frais dans la facture qui sera soumise au client, en y joignant des copies des factures

Frais de débours auto-entrepreneur

C’est une dépense engagé par un entrepreneur pour le compte d’un client et dont la facture est établie au nom du client. Concrètement, pour un électricien, c’est le fait de faire l’achat des câbles, interrupteurs, fiches, disjoncteurs…nécessaires à l’installation du client, et que la facture desdits achats est au nom du client.
Dans ce cas, le remboursement doit être intégral, car cela concerne le client et en aucun cas ces frais ne rentrent dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur, mais peuvent constituer une rubrique dans la facture finale, sans être pris en compte dans le chiffre total.

La différence

Etablir la différence entre le débours et le remboursement est important car cela vient clarifier certains détails. En matière fiscale, pour les micro-entreprises les prélèvements et cotisations sont adossés sur le chiffre d’affaires sans prendre en compte les frais engagés pour l’activité. Les débours ne sont donc pas soumis aux cotisations.

Quelques charges pouvant constituer des frais de débours auto-entrepreneur

Les débours ne sauraient concerner toutes les dépenses faites par l’auto-entreprise, faire le distinguo s’avère très important. Il est tout d’abord utile de relever que les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise ne peuvent être considérés comme des débours, à l’instar du matériel nécessaire pour l’activité de l’auto-entreprise, des frais de déplacement de l’auto-entrepreneur.

On parle ici uniquement des frais engagés au nom du client, au titre de la réalisation d’une prestation. De manière générale, les frais de débours pour un auto-entrepreneur concernent : l’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service (équipements, produits d’entretien, fournitures diverses, matériels…), l’achat de matière première nécessaire à la réalisation d’un service, les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour le client. Ces frais déductibles doivent être faits pour la réalisation d’une prestation du client et la facture faite au nom du client, ce qui servira plus tard de justificatif.

Les frais de débours : les auto-entrepreneurs en tirent grandement avantage

Selon l’article 267 du code général des impôts en France, les frais de débours auto-entrepreneur ne sont pas compris dans la base d’imposition. Une véritable aubaine pour les auto-entrepreneurs qui ont là une solution légale pour pouvoir déduire des frais dans leur chiffre d’affaires, ce qui est normalement impossible autrement.

Le débours leur permet en effet une forme d’exonération fiscale : ils peuvent très souvent s’en servir pour faire passer certains frais et par la même occasion contourner le système d’imposition (car comme ces frais ne seront pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires, leurs cotisations seront nettement revues à la baisse).

En plus, en effectuant certains achats au nom du client, l’auto-entrepreneur devient un simple intermédiaire entre le client et le fournisseur, déclinant ainsi toute responsabilité sur ce matériel. Ce qui justifie clairement le fait que la plupart des auto-entrepreneurs utilisent beaucoup  le débours, car celui-ci présente pour eux d’énormes avantages.

Comment engager les frais de débours de la bonne façon ? Les 04 règles d’or

Obtenir l’accord écrit du client : La principale règle pour facturer des frais de débours est d’avoir l’accord écrit du client. Ce document formalise la demande de réaliser un achat et informe sur le budget alloué, celui-ci doit être annexé au contrat de prestation. Et plus important encore, les deux documents doivent être signés par l’auto-entrepreneur et le client, d’abord par bon sens qui impose que l’autre partie doit toujours être mise au courant d’une quelconque activité ou dépense la concernant. Mais aussi, par mesure de précaution, en cas d’une contestation du client. Ce contrat a pour effet d’obliger le client à rembourser lesdits frais.

Effectuer l’achat au nom du client : Il faut toujours, pour l’auto-entrepreneur, effectuer les achats au nom du client. C’est-à-dire en clair que, sur chaque facture concernant l’achat d’un équipement destiné à la prestation du client, ne doivent être mentionnées que les données personnelles et coordonnées du client ou du mandataire. Ce n’est que dans ces conditions que les factures seront vraiment à son nom et qu’il sera sommé de rembourser tous les frais de débours y afférant. En cas contraire, le client peut décliner toute responsabilité et refuser de rembourser les frais avancés par l’auto-entrepreneur. Et il sera difficile pour ce dernier de l’y contraindre.

Conserver tous les justificatifs : Pour des fins de justifications de ce que le client doit au titre des débours, il est nécessaire pour l’auto-entrepreneur de conserver tous les justificatifs s’il souhaite se faire rembourser : tickets de caisse, factures, récépissé de paiement… Il faudra les joindre à la facture finale, en vue du remboursement de ces frais avancés et du paiement des coûts de prestation (à remettre au client). Ces mêmes pièces doivent être minutieusement conservées pour servir de justificatifs en cas de passage du fisc, au risque de se voir imposer sur lesdits frais qui en sont normalement exemptés.

Bien établir la facture du débours : Sur chaque facture d’une prestation, l’auto-entrepreneur doit s’assurer d’avoir clairement indiqué ses frais de débours, de façon bien détaillée pour chaque frais (avec une description précise et un montant). Il faudra que cela corresponde exactement (au centime près) à la somme réellement dépensée pour éviter tout désagrément. Aucune marge n’est tolérée. Surtout, l’auto-entrepreneur doit penser à annexer chaque justificatif à la facture finale et à donner l’original au client (en garder des copies, pour toute contestation ultérieure). Chaque facture de débours bien établie est une garantie de remboursement, mais c’est aussi  un gage de transparence et de fidélisation de la clientèle

Les frais de débours sont exonérés de TVA

Le Code général des impôts le précise très bien dans son article 267 II 2°: « Ne sont pas à comprendre dans la base d’imposition : (…) les sommes remboursées aux intermédiaires, autres que les agences de voyages et organisateurs de circuits touristiques, qui effectuent les dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants dans la mesure où ces intermédiaires rendent compte à leurs commettants, portent ces dépenses dans leur comptabilité dans des comptes de passage, et justifient auprès de l’administration des impôts de la nature ou du montant exact de ces débours. Cette disposition n’exonère que les débours. »

Conclusion

Les frais de débours constituent un avantage significatif pour les auto-entrepreneurs, d’abord pour leur exonération fiscale et pour leur responsabilité limitée face au matériel concerné. Il faut préciser que les activités qui utilisent le plus souvent les débours, sont entre autres : les avocats et les juristes, les électriciens et professionnels du BTP en freelance, les prestataires de services…

Néanmoins, ceux-ci ne garantissent pas toujours le remboursement par le client, pour se faire, il y a des règles strictes à respecter, qui valent aussi pour se prémunir d’une éventuelle protestation. En tant qu’auto-entrepreneur vous devrez toujours vous tenir informé d’éventuels changements.

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