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Prendre un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur : comment ça marche ?

Votre activité s’est développée au point que vous ressentez le besoin de vous faire aider ? Félicitations, c’est bon signe ! 🎉 Si vous avez le statut auto-entrepreneur, vous êtes peut-être réticent à embaucher un salarié, voire à changer de structure juridique. C’est la raison pour laquelle prendre un stagiaire peut être une bon compromis si vous êtes auto-entrepreneur. Mais un auto-entrepreneur peut-il recruter un stagiaire, et à quelles conditions ? Nous vous apportons tous les éléments de réponse à vos questions !

Dans quel cadre un auto-entrepreneur peut-il prendre un stagiaire ?

On vous rassure tout de suite : oui, vous avez parfaitement le droit de prendre un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur pour vous assister dans vos tâches professionnelles. En revanche, et comme dans toute autre structure, vous devez respecter un certain nombre de conditions pour se faire.

Les conditions d’embauche d’un stagiaire dans une auto-entreprise

La première des conditions à respecter consiste en la signature obligatoire d’une convention de stage, fournie par l’établissement scolaire et qui doit être conservée. Celle-ci doit être signée entre le stagiaire, l’organisme de formation, et la structure d’accueil (vous). La convention de stage jouant le rôle d’équivalent à un contrat de travail, elle est indispensable pour protéger les différentes parties.

La seconde condition concerne la durée du stage, encadrée par l’article L. 612-9 du code de l’éducation. En effet, un stage ne peut pas durer plus de 6 mois par année d’enseignement. Vous vous en doutez, il n’est pas possible d’embaucher un stagiaire pour une durée plus longue, mais également de prolonger son stage au-delà de 6 mois. Cela correspond à un volume horaire de 924 heures par an maximum.  

Par ailleurs, vous devez confier au stagiaire que vous accueillez des missions qui correspondent à sa formation et au cursus qu’il poursuit. Prendre un stagiaire implique la responsabilité de le former et de le faire monter en compétences. Bref, de transmettre votre passion et votre savoir ! Veillez donc à ce que le stage soit en adéquation avec les compétences et les objectifs de votre nouvelle recrue. 

La loi exige également de la structure d’accueil qu’elle fournisse au stagiaire un cadre et des conditions de travail décentes. Cela signifie que le stagiaire doit pouvoir bénéficier d’un espace de travail suffisant, de matériel adapté, et d’un cadre sanitaire aux normes. On le sait, beaucoup d’entrepreneurs ne bénéficient pas d’immenses locaux, mais nul besoin d’open space pour accueillir un stagiaire !

Enfin, si votre effectif est inférieur à 20 salariés (ce qui est très certainement le cas si vous êtes auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément.

🛎️ Un stagiaire n’est pas un salarié
Vous ne pouvez pas prendre un stagiaire pour occuper un emploi permanent, réaliser une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, ou venir répondre à un accroissement temporaire d’activité.

La rémunération du stagiaire

Puisque le stagiaire n’a pas un statut de salarié, on ne parle pas de « rémunération » mais de « gratification ».

Il n’est pas obligatoire de verser une gratification pour les stages de courte durée. Ce n’est qu’à partir d’une durée supérieure ou égale à 2 mois (soit 44 jours, à 7 heures par jour) que l’auto-entrepreneur est dans l’obligation de rémunérer son stagiaire. 

Pour ces stages d’au moins 2 mois, le montant minimum de la gratification obligatoire est de 3,75 euros de l’heure. Si vous le souhaitez, vous pouvez bien entendu prévoir une gratification plus importante ! Cette gratification doit être versée de manière mensuelle, et non pas à la fin du stage.

💡 Attention !
Si votre effectif est inférieur à 20 salariés (ce qui est très certainement le cas si vous êtes auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément.

Prendre un stagiaire : quels avantages et inconvénients pour un auto-entrepreneur ?

Bien sûr, prendre un stagiaire pour se faire aider dans son activité d’auto-entrepreneur vient avec ses avantages et ses inconvénients. Mais la bonne nouvelle c’est que les avantages sont bien plus nombreux !

Les avantages du recrutement d’un stagiaire

➡️ La facilité de recrutement. Si vous recrutez un stagiaire, les formalités administratives sont réduites par rapport à l’embauche d’un salarié. En effet, un stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, il n’est pas soumis au droit du travail. Cela présente des avantages pour vous, puisque vous n’avez par exemple pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer.

➡️ Le coût. Comme nous vous l’avons expliqué, si la durée du stage est inférieure à deux mois, le stagiaire n’a pas à être rémunéré. Et si le stage est plus long, et que le stagiaire perçoit donc une gratification, vous n’avez pas de cotisations sociales à payer si son montant horaire ne dépasse pas 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale. Au-delà, vous en serez redevable seulement pour la partie supérieure à 3,90 €, (à l’exception de l’assurance chômage et de la retraite complémentaire).

➡️ Bénéficier d’un regard neuf. Le stagiaire fraîchement arrivé au sein de votre micro-entreprise vous apportera un regard extérieur, qui pourra vous aider à améliorer certains aspects de votre activité.

➡️ Le gain de temps.  Parce qu’un stagiaire vous assiste dans vos tâches quotidiennes, vous pourrez vous concentrez sur la stratégie ou sur les autres aspects de votre activité que vous souhaitez développer !

Les inconvénients de recruter un stagiaire pour un auto-entrepreneur

Si les avantages au recrutement d’un stagiaire sont nombreux pour un auto-entrepreneur, gardez tout de même en tête que quelques inconvénients existent (ce serait trop beau !) :

➡️ L’auto-entrepreneur prend en charge la gratification du stagiaire. Concrètement, cela signifie que vous ne pourrez pas déduire de votre chiffre d’affaires la somme que vous lui versez. Vous payerez donc des cotisations sur la part de chiffre d’affaires qui est consacrée à sa gratification. Dès lors, si le stage dure plus de deux mois, soyez certain que vous êtes capable de l’accueillir financièrement.  

➡️ Le recrutement d’un stagiaire n’est qu’une solution temporaire. La durée légale d’un stage ne pouvant excéder six mois dans l’année, en prenant un stagiaire, vous optez pour une aide à court terme. Ce n’est donc pas la solution si vous cherchez quelqu’un pour vous assister sur du long terme.  

📚 Attention à ne pas confondre stage et alternance !
L’alternant dispose du statut de salarié, contrairement au stagiaire, et pourra être disponible sur l’ensemble de l’année scolaire. Les formalités pour recruter un apprenti en alternance sont donc plus lourdes. L’embauche d’un alternant vous intéresse ? Sachez que l’État propose en ce moment des aides financières de plusieurs milliers d’euros.

Les formalités à accomplir pour prendre un stagiaire 

Une fois que vous avez trouvé le stagiaire de vos rêves et établi un environnement de travail ainsi que des missions adaptées, le respect d’un certain nombre de formalités s’impose.

La première formalité à accomplir, comme nous vous l’avons indiqué, consiste en la signature d’une convention de stage. Dans la majorité des cas, la convention est fournie par l’organisme de formation du stagiaire. Si jamais le stagiaire que vous voulez embaucher n’est plus en formation, il devra tout de même fournir une convention de stage, obtenue auprès d’organismes spécialisés.


Focus : les clauses obligatoires de la convention de stage (décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014)

Même si les conventions de stages sont généralement préparées par les organismes de formation, qui en ont l’habitude, veillez à ce que les conventions de vous signez comportent :  

  • Les coordonnées, à la fois du stagiaire et de votre micro-entreprise  
  • Les dates de début et de fin du stage  
  • Le volume horaire  
  • Les compétences à acquérir pour le stagiaire  
  • La liste des missions confiées au stagiaire, qui doivent s’inscrire dans la continuité du cursus pédagogique  
  • Le montant de la gratification (s’il y en a une, ce que nous vous expliquons ci-dessous) 
  • Les divers avantages offerts (restauration, transport, etc.)  
  • Les modalités de suspension ou de résiliation du stage

Chaque convention de stage doit obligatoirement être accompagnée d’une copie d’attestation de responsabilité civile du stagiaire, ainsi que d’une photocopie de sa carte vitale. Vous pouvez également, même si ce n’est pas obligatoire, demander au stagiaire de fournir les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

🏥 Point sécu
Parce qu’un stagiaire n’a pas le statut de salarié, vous n’êtes pas garant de sa sécurité sociale. En revanche, vous êtes responsable des risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles, d’où l’importance de l’accueillir dans de bonnes conditions !

Enfin, vous devez obligatoirement conserver les conventions de stage de vos stagiaires, et tenir un registre des conventions de stage que vous signez.

Il est très probable qu’au cours du stage, vous soyez amené à faire un point avec l’équipe pédagogique et à remplir un formulaire d’évaluation en fin de stage

En conclusion, prendre un stagiaire est possible, et même vivement recommandé si vous êtes auto-entrepreneur ! Il s’agit en effet d’une solution gagnant-gagnant : vous bénéficiez d’une aide précieuse et gagnez du temps dans l’accomplissement de vos tâches, tandis que le stagiaire peut se former de la manière la plus efficace qui soit.

Vous avez encore des questions ? Vous pouvez les poser dans notre groupe d’entraide Facebook. Nous sommes là pour vous répondre !

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